O sistema Hotelar vem com alguns tipos de pagamento definidos por padrão. É possível gerenciá-los no menu Administração > Tipos de pagamento É possível excluir (quando não há hospedagens relacionadas) ou desativar tipos de pagamento não desejados. Além disso, é possível adicionar novos tipos e reordená-los de acordo com a prioridade do seu negócio. A…
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Esta opção é útil quando um mesmo cliente possui várias contas no sistema Hotelar. Por exemplo, suponha que você tenha um Hotel A, Hotel B e Hotel C. Todos eles são de um mesmo grupo e são geridos pelo mesmo administrador. Ao invés de sair de uma conta para entrar em outra, é possível alternar…
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O sistema Hotelar não permite alterações em uma hospedagem após ela passar para o status de check out. A única exceção é poder alterar pagamentos com status de não pago. No exemplo acima, temos a criação de um novo pagamento com status de não pago. A data pode ser uma data futura, em que se…
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Por padrão, os consumos são associados a uma hospedagem independentemente do hóspede. Habilitando a opção de “consumo individualizado” é possível atribuir um consumo a um hóspede específico dentro da mesma hospedagem. Esta opção é útil quando se tem mais de um hóspede numa estadia e é desejado saber o que cada um consumiu. Para habilitar…
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Por padrão, o Hotelar já conta com dois tipos de consumo cadastrados: produtos e serviços. Para visualizá-los ou adicionar demais tipos basta acessar o menu administração, clicar em tipos de consumo e no botão adicionar inclua quantos tipos de consumo forem necessários. O sistema também permite editar, desativar ou excluir um tipo de consumo cadastrado. A exclusão só é…
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Ao cadastrar um novo hóspede, a configuração padrão do sistema é nacionalidade brasileira e telefone/ celular brasileiro. No entanto, caso o hóspede seja estrangeiro e tenha um número de telefone/ celular internacional, basta selecionar a nacionalidade do hóspede para que o campo de telefone/ celular seja alterado, possibilitando a inclusão do número internacional. Caso um…
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O Hotelar conta com a opção de exportar os dados inseridos no sistema em dois formatos: .xlsx e .csv, ambos compatíveis com o Excel. Exportação de dados dos hóspedes Para realizar a exportação de dados dos hóspedes, basta acessar o menu de hóspedes, clicar no botão “baixar arquivo de hóspedes” e selecione o formato em…
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O Hotelar conta com a exibição de links úteis tanto na listagem como nos formulários de hóspedes, especificamente nos campos de telefone e e-mail. Com os links ativos (configuração padrão do sistema), é possível copiar um número de telefone, ligar ou enviar mensagem via WhatsApp ao hóspede com apenas um clique no número, que irá…
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Essa opção permite visualizar facilmente o valor total das hospedagens no menu de listagem das hospedagens e também nas acomodações. Além disso o valor indica se a hospedagem já foi totalmente paga ou não. Dessa forma, não é necessário entrar em cada hospedagem para saber se o pagamento já foi efetuado, parcial ou integralmente. Na…
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É possível enviar os documentos gerados na hospedagem para o e-mail do hóspede. Atualmente, os seguintes documentos podem ser enviados: voucher (confirmação de reserva), fatura e recibo. Caso ainda não esteja familiarizado com os documentos, este artigo explica como gerar automaticamente o voucher, a ficha do hóspede, a fatura e o recibo. Primeiramente, verifique se…
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Para dispositivos Android Acesse o site hotelar.com do seu celular, clicar nos três pontinhos ao lado do navegador e selecione a opção adicionar à tela inicial. É possível renomear o atalho da forma que você desejar. Para dispositivos iOS Acesse o site hotelar.com do seu celular. Clique no ícone compartilhar e depois em adicionar à tela de início. Se preferir, é…
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Para criar hospedagens com data retroativa, é necessário habilitar essa opção acessando as configurações no menu do usuário (canto superior direito). Encontre a opção criar hospedagens com data retroativa, marque sim e depois clique no botão atualizar. Agora siga normalmente o fluxo de criar uma hospedagem, selecionando as datas de check-in e check out retroativas e fazendo a reserva…
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O Hotelar permite a exclusão de um usuário somente caso ele não tenha executado nenhuma ação no sistema, como a criação de uma hospedagem, por exemplo. Basta clicar no botão excluir,confirmar e o usuário removido não aparecerá mais na lista nem terá acesso ao sistema. Caso o usuário já tenha executado alguma ação, o sistema permite…
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No Hotelar é possível cadastrar usuários e habilitar quais ações eles poderão executar no sistema. Essa funcionalidade é bastante útil para estabelecimentos nos quais mais de um funcionário irá utilizar o sistema e todas as ações executadas ficam automaticamente registradas. No menu administração clique em usuários. Será aberta a tela abaixo, constando os dados do usuário administrador: Para…
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O sistema Hotelar permite a visualização de todos os pagamentos realizados pelos hóspedes em uma única tela, com a possibilidade de filtrar por datas, status da hospedagem, status do pagamento, tipo de pagamento e origem da hospedagem (provedor). Há também a função pesquisar, em que podemos inserir o nome de um hóspede ou número de hospedagem para buscar…
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Ao clicar no menu pagamentos você verá a tela abaixo, constando por padrão os pagamentos com status pago e não pago referentes às hospedagens em aberto (status de reserva ou check-in). Clique no botão adicionar para incluir um novo pagamento e então selecione a hospedagem na qual este pagamento será inserido: Adicione as demais informações como valor, vencimento,…
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Ao clicar no menu hospedagens você verá a tabela abaixo, constando por padrão todas as hospedagens em aberto (status de reserva ou check-in): Para adicionar um pagamento, basta clicar na hospedagem desejada e então você verá a seguinte tela, constando todos os dados da mesma: Agora clique no botão adicionar pagamento: Selecione o tipo de pagamento, inclua as…
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Sim, é possível. Basta acessar o menu do usuário, no canto superior direito do sistema, clicar em configurações e depois em cadastro de hóspedes, conforme telas abaixo: Agora basta marcar obrigatório ou opcional em cada um dos campos do cadastro de hóspedes, conforme a sua conveniência e para finalizar clique no botão atualizar. Ao criar uma nova hospedagem, os campos obrigatórios e…
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No Hotelar existe a possibilidade de adicionar um hóspede avulso, ou seja, sem uma hospedagem vinculada. Neste caso, as informações do hóspede ficarão registradas no sistema e poderão ser utilizadas na criação de futuras hospedagens. No menu do sistema, clique em hóspedes. Será aberta a listagem de todos os hóspedes do estabelecimento, com a opção de…
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O hóspede pode ser adicionado no momento da criação da hospedagem, caso você já tenha as informações, ou então em qualquer momento até que o check-in seja efetuado. Adicionando um hóspede na criação da hospedagem Na barra superior do sistema, clique no botão + para criar uma nova hospedagem, preencha os dados obrigatórios, como check-in e check…
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O Hotelar permite efetuar a troca de datas, desde que haja disponibilidade de acomodações no período selecionado. Basta acessar o menu hospedagens e clicar na hospedagem cujas datas de check-in ou check out serão alteradas. Clique no campo em que deseja fazer a alteração, selecione a nova data e finalize clicando no botão atualizar. A conta e os…
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Durante uma hospedagem, é possível que o hóspede queira trocar de acomodação por alguma razão. Pensando nisso, o Hotelar permite que essa troca seja efetuada, desde que existam acomodações disponíveis no estabelecimento naquele período. Basta clicar na hospedagem desejada, através do menu hospedagens ou do menu acomodações. Se você optar por utilizar o menu acomodações, é possível já…
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O Hotelar permite a geração automática dos seguintes documentos: Voucher de confirmação de reserva Ficha de hóspede Fatura – parcial e total Recibo Gerando documentos vinculados a uma hospedagem Selecione a hospedagem em que deseja gerar um documento, clique no botão documentos e selecione o tipo a ser gerado: Todos os documentos, que poderão ser impressos ou…
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Basta acessar o menu hospedagens e clicar na hospedagem em que deseja adicionar uma observação: Clique no botão adicionar observação: Agora é só inserir a observação e atualizar. A qualquer momento, a observação poderá ser alterada, basta clicar na mesma e sempre lembrar de atualizar.
Sim, o Hotelar permite a personalização de tarifas na criação de uma hospedagem. Ao criar uma hospedagem o sistema mostra, por padrão, as tarifas definidas no momento da configuração inicial. Entretanto, essas tarifas são apenas uma referência, visto que é muito comum a variação de preços dependendo do período. Se a tarifa de referência for…
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O Hotelar permite que, após o check out em uma hospedagem, a acomodação seja automaticamente colocada em manutenção (limpeza e arrumação). Assim, a acomodação fica indisponível para uma nova reserva ou check-in até que a manutenção seja concluída e o quarto liberado. Para efetuar a liberação, basta clicar na acomodação: Para ativar essa funcionalidade, acesso…
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1 – Utilizando o menu de consumos No menu de consumos, clique no botão adicionar: Escolha a hospedagem em que deseja inserir um novo consumo e preencha os campos: tipo, item, quantidade e data. O preço sugerido poderá ser mantido ou alterado. A descrição é opcional. Os consumos adicionados através deste menu constarão também na…
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No Hotelar uma hospedagem pode ser classificada considerando 5 status: reserva, check-in, check out, cancelada e no show. RESERVA Assim que uma hospedagem é criada, ela automaticamente tem o status de reserva. CHECK-IN Ao efetuar o check-in do hóspede, o status da hospedagem se altera para check-in, o que a configura em uma estadia. CHECK OUT Ao efetuar…
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Os provedores servem para identificar a origem de uma hospedagem. Os sites Booking, AirBnb, Hotel Urbano, Decolar e similares são alguns exemplos, assim como empresas cujos colaboradores realizam viagens frequentes a trabalho e utilizam os serviços de hospedagem de determinado hotel. Para cadastrar um provedor, clique no menu administração e depois em provedores, na barra lateral esquerda do…
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Criar uma hospedagem é muito simples. Na barra superior do sistema Hotelar, basta clicar no botão + e será aberta a caixa para preenchimento das informações da hospedagem: Por padrão, o sistema sugere o valor da tarifa conforme a configuração inicial realizada. Todavia, o valor da diária ou o total da estadia podem ser alterados se for…
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Sim, é possível. A configuração inicial, que pode ser feita por você mesmo ou então pode ser solicitada online, possui três etapas e você tem duas opções para realizá-la. A primeira opção é cadastrar todos os tipos de acomodações e todas as acomodações/ quartos do seu estabelecimento. Ao finalizar este processo, você será direcionado para a tela…
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A configuração possui 3 etapas. ETAPA 1 Você deverá preencher os dados do seu estabelecimento. Observe que há campos obrigatórios e opcionais. No campo “permitir acomodações compartilhadas”você deverá marcar SIM, caso seu estabelecimento seja um hostel, albergue ou similar. Caso seja um hotel ou pousada, você deverá marcar a opção NÃO. Clique aqui para entender mais…
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Ao acessar o Hotelar, clique em “CADASTRAR” e insira as seguintes informações: Ao clicar em cadastrar, você receberá um e-mail para ativar a sua conta e começar a usá-la.
Através do menu calendário é possível ver um mapa de reservas a partir das acomodações e dias do mês. Ao clicar em uma hospedagem, a mesma é aberta numa visualização detalhada. O calendário permite uma rápida compreensão do que acontece no estabelecimento. Em amarelo estão as reservas (hóspedes que estão para chegar), em verde os…
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O sistema Hotelar, por padrão, categoriza as acomodações de acordo com a ocupação máxima e tarifas. As acomodações que coincidem são vinculadas a um tipo de acomodação. Esses tipos são bastante úteis, por exemplo, na criação de uma nova hospedagem. Após selecionar o tipo de acomodação, o sistema já lista somente as acomodações disponíveis daquele…
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Overbooking é um termo em inglês que quer dizer excesso de reservas e quer dizer que há um conflito entre as datas de duas ou mais reservas. Por exemplo, quando se faz duas reservas para uma mesma acomodação em uma mesma data. Assim sendo uma das reservas terá que ser alterada/cancelada. É uma situação que…
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O Hotelar possibilita importar e exportar reservas para outros sites, como Booking, Airbnb e tantos outros que utilizem o formato iCalendar. Esta funcionalidade é muito útil para quem divulga suas acomodações em um ou mais sites de reservas. É possível fazer com que esses sites saibam das reservas criadas no Hotelar, evitando o overbooking. Por outro lado,…
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O Hotelar permite o cadastro de provedores como Booking, Airbnb, Decolar, Hotel Urbano e tantos outros. Após o cadastro, o sistema automaticamente passará a exibir um campo origem na criação da hospedagem, onde será possível selecionar o provedor desejado. Na tela de exibição da hospedagem o provedor também será exibido. É interessante notar que em outras páginas…
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Por padrão, ao se criar uma nova hospedagem é necessário informar o hóspede, seja cadastrando um novo ou vinculando a um já existente. Entretanto, nem sempre se tem todos os dados do hóspede ao criar uma hospedagem e pensando nisso o sistema permite criar uma nova hospedagem somente com um identificador para a mesma. Sendo possível…
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O Hotelar conta com a opção de compartilhamento de acomodações, útil para quem reserva camas ao invés de quartos, como em um albergue ou hostel. Ao acessar a página de informações do estabelecimento é possível habilitar essa opção que por padrão é de não compartilhamento. Após habilitar selecionando a opção SIM, o sistema apresentará algumas variações…
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